Não só é possível, como altamente recomendável! Planejamento é essencial para tudo na vida, especialmente quando se trata de dinheiro. Considerando que a formatura é um investimento que envolve o maior nível de preparação possível, acreditamos que planejar o evento e seus gastos é um processo que deve ter início quanto antes.

Há quem se prepare antes mesmo de entrar no ensino médio ou na faculdade, afinal, a formatura é um sonho que, com a aprovação no vestibular, por exemplo, já começa a tomar forma. Muita coisa pode acontecer até lá; ainda assim, é bastante interessante se preparar financeiramente.  Nosso objetivo com esse post é te ajudar a se organizar para que o dia da colação de grau e sua comemoração se tornem inesquecíveis – e economicamente viáveis. Acompanhe a leitura para descobrir várias dicas úteis para o grande dia!

1. Nunca é cedo demais para começar. É comum que as comissões de formatura comecem a se organizar aproximadamente um ano antes do evento, mas se esse prazo for maior, também serão maiores as possibilidades de arrecadar dinheiro, pensar em alternativas, fazer orçamentos, diminuir o valor das parcelas, etc. A falta de tempo é um dos principais empecilhos para a realização de um evento por tanto tempo idealizado: por isso, comece a se preparar – principalmente financeiramente – assim que possível! Isso evita decisões tomadas sob pressão ou por falta de alternativas, o que é muito comum de acontecer quando se deixa tudo para a última hora. 
   
2. Defina a comissão de formatura. Ter uma equipe comprometida com a realização do evento é o primeiro passo para começar a definir as expectativas e desejos para a festa. Quanto mais eclética e também unida for a equipe, maiores as chances de elaborar ótimas ideias e conquistar os objetivos propostos, agradando o maior número de formandos. Quanto antes esse grupo começar a se preparar, melhor. 
   
3. Estabeleça as prioridades e elabore um orçamento inicial. Esse é o ponto de partida para fazer as escolhas para o evento, afinal, todos os elementos que você escolher para a festa devem caber no orçamento inicialmente estipulado. Se ele for flexível, melhor; todavia, é necessário ter uma estimativa do quanto você pode ou está disposto a gastar. Considere o local, o tipo de festa, o jantar, as bebidas, os brindes, a sonorização, a decoração e demais elementos fundamentais para a realização do evento. 
   
4. Seja transparente. Se você faz parte da comissão de formatura, é esperado que a equipe realize uma prestação de contas e informe aos demais colegas o andamento dos orçamentos e das decisões. Por isso, é fundamental a clareza e transparência de informações, valores e circunstâncias, afinal, todos estão envolvidos nessa organização do evento, seja de forma direta ou indireta. 
   
5. Escolha o local e data do evento. É comum que a festa não ocorra no mesmo dia da colação de grau. Se por um lado isso pode ser negativo no sentido em que “fragmenta” a empolgação do dia especial, olhando pelo lado positivo, serão dois dias de comemoração! Dessa forma, é importante escolher com atenção o lugar onde o evento acontecerá, considerando custo, quantidade de convidados, distância, segurança, entre outras variáveis… 
   
6. Considere o serviço de uma produtora. Você pode organizar todos os elementos de forma separada, contratando os prestadores de serviço individualmente de acordo com sua necessidade ou com o valor oferecido. Ainda assim, recomendamos fortemente o serviço das produtoras de evento, afinal, essas empresas possuem experiência na organização de festas como formaturas e se responsabilizam pela maior parte dos aspectos envolvidos na realização do evento, facilitando o seu planejamento. Assim, considere essa possibilidade! Apesar de possuir um custo, pode minimizar suas preocupações e garantir um processo menos estressante. 
   
7. Escolha a decoração. Essa é uma escolha que, quando feita coletivamente, pode dar espaço a algumas discordâncias, afinal, gosto é muito pessoal. Uma possibilidade a ser considerada é uma festa temática, cuja decoração e dress code do evento podem remeter a um contexto específico, como anos 70/80, Havaí, festa de gala, etc. Use sua criatividade e explore as diversas possibilidades – muitas delas com custo bastante reduzido! De modo geral, flores, balões e luzinhas de led são elementos que costumam aparecer bastante nas decorações – pesquisar com diversos fornecedores pode ser uma ótima ideia para economizar.
   
8. Defina os acessórios e lembrancinhas de formatura. Apesar de serem dispensáveis, esses elementos tornam o evento ainda mais especial, pois aparecem em fotografias, filmagens e são posteriormente levados para casa como lembrança de momentos inesquecíveis. Assim, se o orçamento permitir, é possível oferecer kits para os formandos e convidados incluindo tiaras, óculos, tatuagens temporárias, adesivos, plaquinhas, perucas, etc. 
   
9. Finalmente, os refrescos! Um dos elementos mais importantes, é um dos fatores que mais influencia no valor final do evento, afinal, comida e bebida são fundamentais e nem sempre muito baratos. É importante avaliar o custo-benefício dos fornecedores, considerando a qualidade da comida, e a quantidade a ser consumida por cada convidado, contando sempre com uma margem extra para aqueles que fazem um lanchinho a mais no meio do evento. Nem sempre o mais barato será a melhor escolha, então decida de forma consciente. 
   
10. Não considere apenas os preços. Já ouviu uma expressão que diz “o barato sai caro”? Muitas vezes, por optar pela alternativa mais em conta, você terá que arcar com custos em outros aspectos para compensar. Por exemplo, alugar um espaço maior pode até ser mais barato do que lugares menores, mas seu custo com decoração aumentará. Faz sentido? Por isso, considere com muita atenção as opções apresentadas e analise o panorama, avaliando o que mais compensa quando consideramos os demais gastos.
    
11. Reflita sobre sua lista de convidados. É lógico que queremos celebrar esse momento com pessoas especiais para nós, mas se tratando de uma festa coletiva, o número de convidados por formando pode ser limitado. Além disso, nem todas as pessoas que gostaríamos de convidar são próximas, fazem parte das suas conquistas ou te convidariam para a formatura delas, não é mesmo? Por isso, convide apenas as pessoas que são realmente importantes para você. Isso também fará uma grande diferença no valor da sua contribuição para a festa.

Não há um valor fixo que possamos apresentar como base para cada formatura, dificultando o cálculo da contribuição de cada formando. É claro que tudo depende dos elementos que a turma deseja inserir no evento, do número de convidados, do espaço, do buffet, etc. Ainda assim, nossa dica principal é: quanto maior for o tempo disponível para reunir o dinheiro, menores serão as parcelas que cada um deverá pagar. Por isso, comece a se organizar assim que possível e faça o maior número de orçamentos que puder, tendo uma noção do menor e do maior preço que o evento pode alcançar.

Por ser um momento único, recomendamos a todos que tiverem a oportunidade que celebrem essa data da melhor forma possível, seja com uma grande festa, seja com uma pequena reunião com as pessoas mais próximas. Qualquer que seja a escolha feita, dá para perceber que o planejamento financeiro é essencial e deve ser iniciado tão logo quanto possível, certo? Por isso, se você precisar de ajuda para se organizar, não hesite em contatar a equipe da Agência M3TA! Será um prazer fazer parte dessa lembrança. 🙂